Решения
Платёжный календарь онлайн
Платёжный календарь показывает, когда и сколько денег придёт и уйдёт, и отвечает на вопрос, хватит ли денег на каждый ближайший день. Вести его вручную в таблице долго и ненадёжно, потому что одни и те же долги и сроки приходится вводить дважды. Надёжнее, когда календарь строится из учёта: долги покупателей и поставщиков со сроками, выставленные счета и этапы графиков договоров попадают в него сами, а вручную добавляют только то, чего в учёте ещё нет, например налоги, кредиты и зарплату.
| Что отвечает календарь | когда и сколько предстоит заплатить и получить, хватит ли денег по дням |
|---|---|
| Что попадает сама | долги покупателей и поставщиков со сроком, выставленные счета, этапы графиков договоров, налоги к уплате |
| Что вводят вручную | то, чего ещё нет в учёте: кредиты, зарплата, будущие налоги и взносы |
| Разрез остатка | по месту хранения денег: «денег хватает» и «хватает на расчётном счёте» разные ответы |
| Фильтры | по юрлицу и по проекту |
| Заявки на оплату | согласованная заявка заменяет собой долг в календаре и держит свою дату |
Что должно быть в платёжном календаре
В календаре два потока: ожидаемые поступления и предстоящие выплаты, по датам. Под ними считается накопленный остаток. Пока остаток по каждому дню положителен, денег хватает. День, на котором остаток уходит в минус, и есть будущий кассовый разрыв, и его видно заранее, пока можно перенести платёж или ускорить оплату от покупателя.
Остаток важно смотреть по месту хранения денег. Общая сумма на всех счетах может быть положительной, а на счёте, с которого платят поставщику, её может не хватать.
Почему ручной календарь в таблице ломается
Таблицу заполняют вручную: берут счета, договоры и сроки и переписывают их в строки. Это работает, пока документов мало. Потом долг оплатили, а строка в таблице осталась, срок в договоре изменили, а в календаре нет, и календарь показывает деньги, которых нет, или разрыв, которого нет. Две цифры одного факта расходятся молча.
Поэтому календарь удобнее выводить из учёта, а не заполнять: тогда срок и сумма берутся из того документа, где они записаны, и меняются вместе с ним.
Как строить календарь шаг за шагом
- Соберите обязательства со сроками: долги поставщикам и покупателей, выставленные счета, этапы графиков договоров.
- Добавьте то, чего в учёте ещё нет: кредиты, зарплату, налоги и взносы.
- Укажите остаток денег на каждом счёте на начало окна.
- Посмотрите накопленный остаток по дням и найдите дни с минусом.
- Решите, что сдвинуть: платёж поставщику, оплату от покупателя или краткосрочное финансирование.
- Раз в неделю сравнивайте план с фактом и обновляйте окно.
Как это устроено в Akeda ERP
В разделе «Финансы» платёжный календарь строится из учёта, а не заполняется руками. В него попадают долги покупателей и поставщиков со сроком из документа, выставленные счета и этапы графиков договоров, по которым акта ещё нет. Налоги к уплате тоже стоят строками. Вручную задают только то, чего в книге ещё нет: будущие налоги, взносы, кредиты и зарплату.
Остаток считается по месту хранения денег, календарь можно отфильтровать по юрлицу и по проекту. У долга поставщику есть кнопка «Заявка на оплату», и согласованная заявка встаёт в календарь со своей датой вместо долга. Платежи в иностранной валюте пересчитываются в валюту учёта по доступным курсам, а при отсутствии курса итог не подменяется приблизительным. Нехватка денег видна заранее, на панели руководителя есть прогноз на 90 дней вперёд.
Что важно знать
- Календарь не угадывает будущий курс валюты: при отсутствии курса консолидированный итог не показывается.
- Банковские деньги не распределяются по проектам автоматически: при фильтре по проекту видны суммы поступлений и выплат, но не остатки.
- Календарь точен настолько, насколько точны сроки в документах, поэтому сроки нужно проставлять при создании счетов и договоров.
- Управленческий платёжный календарь не заменяет налоговый календарь и бухгалтерскую отчётность.
Частые вопросы
- Как вести платёжный календарь онлайн?
- Соберите обязательства со сроками, добавьте плановые кредиты, зарплату и налоги, укажите остатки на счетах и смотрите накопленный остаток по дням. Лучше, когда календарь строится из учёта, а не заполняется вручную.
- Чем платёжный календарь отличается от отчёта о движении денег?
- Календарь смотрит вперёд и показывает будущий кассовый разрыв, отчёт о движении денег описывает прошлое: откуда пришли и куда ушли деньги.
- Что вносить в платёжный календарь вручную?
- Только то, чего ещё нет в учёте: кредиты, зарплату, будущие налоги и взносы. Долги, счета и этапы договоров должны попадать в него из учёта.
- Как календарь помогает избежать кассового разрыва?
- Он показывает день, на котором накопленный остаток уходит в минус. Пока этот день не наступил, платёж можно перенести или ускорить поступление.
- Есть ли платёжный календарь в Akeda ERP?
- Да, в разделе «Финансы». Он строится из долгов, счетов и этапов договоров, поддерживает фильтры по юрлицу и проекту и работает с заявками на оплату.
Покажем Akeda
на вашем рабочем сценарии.
Расскажите, что хотите связать или автоматизировать. Покажем, как этот процесс может работать в Akeda, какие данные потребуются и с чего стоит начать.
- 01Разберём вашу задачу
- 02Покажем связанные процессы
- 03Определим следующий шаг
Заявка принята
Спасибо! Мы получили ваш номер и свяжемся в ближайший рабочий день.
Что дальше: короткий разговор о вашем процессе — что связываем, какие данные нужны и с чего начать. Ничего продавать не будем.