Как выбрать ERP для небольшой торговой компании

С какого вопроса начинать

Начните с вопроса, что у вас болит сейчас. Если остатки в системе не совпадают с полкой, нужен точный складской учёт. Если прибыль по товару считается в таблице раз в месяц, нужна связь склада с деньгами. Если закупщик заказывает на глаз, нужны правила пополнения. Это три разных набора функций, и системы сильны в них по-разному.

Затем опишите сквозной сценарий: от заявки поставщику до оплаты покупателем. Пройдите его в демонстрации поставщика на своих данных, а не на демо-базе.

Семь критериев подробнее

• Остатки. Нужно видеть не одно число, а три: доступно, в резерве, ожидается к поступлению. Иначе продавец обещает товар, которого нет.
• Партии и себестоимость. Себестоимость должна считаться системой по правилу компании (FIFO или средняя) и попадать в финансовый результат без пересчёта в таблице.
• Закупки. Рекомендации по пополнению с учётом резервов и поставок в пути, заказы поставщикам, приёмка частями.
• Продажи и расчёты. Резерв под заказ, отгрузка, долги покупателей, авансы и частичные оплаты.
• Деньги. Банки подключаются напрямую, выписки раскладываются по статьям, платёжный календарь показывает нехватку заранее.
• Документы и каналы. Обмен накладными с поставщиками, маркетплейсы, заявки с сайта и из мессенджеров.
• Внедрение. Загрузка товаров и остатков из таблиц, срок запуска, обучение команды и цена каждого следующего пользователя.

Какие вопросы задать поставщику

Спросите, как система поведёт себя на ваших объёмах: сколько товарных позиций и документов она держит без замедления. Узнайте, как оформляется возврат поставщику и пересортица. Выясните, что будет с историей, если вы смените правило себестоимости. Спросите, можно ли выгрузить все данные, если вы решите уйти, и сколько стоит выход.

Отдельный вопрос про бухгалтерию: ведёт ли система регламентированный учёт или только управленческий, и как данные попадают к бухгалтеру.

Как это устроено в Akeda ERP

Akeda ERP показывает остатки по товарам, складам и юрлицам, отличает доступный товар от зарезервированного и ожидаемого, считает себестоимость по партиям (FIFO или средняя по правилу компании) и отражает складские операции в финансовом учёте. Закупки строятся на правилах пополнения с учётом резервов и поставок, приёмка идёт частями. Взаиморасчёты, платёжный календарь и банковские подключения (Т-Банк, Точка, Модульбанк) находятся в той же базе, подключаются Ozon, Wildberries и Яндекс Маркет, документы с поставщиками обмениваются через раздел документов. Товары и остатки загружаются из таблиц с проверкой.

Ограничение: это система управленческого учёта. Регламентированный бухгалтерский и налоговый учёт ведёт бухгалтер по своим правилам.